Tietosuojaseloste

Henkilötietojen käsittely yhteiskehittämisessä Espoon oppimisympäristöjen kanssa

Tietosuojaselosteen julkaisupäivämäärä 23.9.2020

1. Rekisterinpitäjä

Espoon kaupunki

2. Rekisterin vastuuhenkilö

Digikehittämispäällikkö

3. Rekisterin yhteyshenkilö

Elli-Noora Lassy, projektikoordinaattori
Osoite: Sivistystoimi, PL 30, 02070 Espoon kaupunki
Sähköpostiosoite: elli-noora.lassy@espoo.fi

4. Tietosuojavastaava

Espoon kaupungin tietosuojavastaava
Osoite: PL 12, 02070 Espoon kaupunki
Puh. 09 816 21 (vaihde)
Sähköpostiosoite: tietosuoja@espoo.fi

5. Mihin tarkoitukseen henkilötietoja käsitellään?

Espoo on avannut koulunsa ja muut oppimisympäristöt yhteiskehittämiselle. Yhteiskehittämisellä tarkoitetaan yritysten, yhteisöjen ja oppimisympäristöjen välillä tapahtuvaa toimintaa, jonka avulla kaupunkia kehitetään yhdessä, kaikkien osapuolten tarpeet huomioiden. Yhteiskehittämällä voidaan kehittää, kokeilla ja luoda oppimista ja kasvua edistävien tuotteiden, palveluiden, sovellusten ja teknologioiden erilaisia ratkaisuja. Henkilötietoja käsitellään yhteiskehittämisen mahdollistamiseksi. Tiedoista voidaan muodostaa myös anonyymiä tilastotietoa.

6. Mikä on henkilötietojen käsittelyperuste?

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 e-kohta: käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi

7. Mitä tietoja käsitellään?

Rekisteriin kerätään yritysten/yhteisöjen edustajien henkilötietoja (nimi, sähköposti, puhelinnumero) sekä kaupungin yhteyshenkilöiden henkilötietoja (nimi, sähköposti ja puhelinnumero).

TIETOJEN JULKISUUS JA SALASSAPIDETTÄVYYS:
Tiedot eivät ole lain mukaan salassa pidettäviä.

8. Mistä tiedot saadaan?

Henkilötiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään. Tietojen antaminen on vapaaehtoista.

9. Luovutetaanko tai siirretäänkö tietoja kaupungin ulkopuolelle?

Digitaalisen yhteiskehittämisen alustan tekninen palveluntuottaja on Wunder Finland Oy ja alustan tietoja säilytetään Google Cloudissa. Toimintaan liittyvien arviointilomakkeiden tekninen palveluntuottaja on Webropol Oy. Tietojen käsittelyssä voidaan käyttää myös Microsoft Office -työkaluja. Microsoft, Webropol ja Wunder Finland Oy ovat Espoon palveluntuottajia.

Alustan käyttäjällä on mahdollisuus lähettää alustan kautta kehitysidean julkaisijalle viesti, joka sisältää käyttäjän etu- ja sukunimen. Tämä viesti menee myös yhteiskehittämisen koordinaattorille. Tarkistettuaan viestin sisällön koordinaattori välittää viestin jättäjän ja idean julkaisijan yhteystiedot (nimi, sähköpostiosoite ja organisaatio) kummallekin osapuolelle. 

10. Siirretäänkö tietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle?

Kaikki digitaalisen yhteiskehittämisen alustan tieto on tallennettu EU:n sisällä, eikä sitä luovuteta tai käsitellä EU:n ulkopuolella.
Kaikki Webropol-palvelun sisältämä tieto on tallennettu EU:n sisällä, eikä sitä luovuteta tai käsitellä EU:n ulkopuolella.
Microsoftin tuottamien palveluiden sisällön tallennuspaikka on EU:n alueella. Microsoft operoi ja kehittää Office 365 -palveluita muualta kuin Euroopasta ja datan katsotaan siirtyvän EU-alueen ulkopuolelle, jos esim. ylläpitäjä ottaa etäyhteyden Yhdysvalloista Eurooppalaiseen konesaliin esim. vikatilanteen selvittämiseksi. Tiedonsiirrossa noudatetaan tietosuojalainsäädännön edellytyksiä.

11.Kuinka kauan tietoja säilytetään?

Tietoja säilytetään pääsääntöisesti vuoden ajan siitä, kun tiedot on toimitettu kaupungille. Jos yhteiskehittämisen projekti vaatii, voidaan tietoja säilyttää tarvittava aika. Jos käyttäjä ei ole kirjautunut tililleen vuoteen, käyttäjälle lähetetään viesti tilin poistamisesta. Mikäli käyttäjä ei halua tiliään poistettavan, hän voi ilmoittaa halustaan säilyttää käyttäjätilinsä alustalla vastaamalla viestiin seitsemän vuorokauden kuluessa sen lähettämisestä. Muutoin käyttäjätili poistetaan automaattisesti. 

12. Miten tietoja suojataan?

Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa. Tietojen käyttöoikeudet perustuvat henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin. Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti. Jokainen Espoon kaupungin käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttö- ja salassapitositoumuksen.

13.Rekisteröidyn oikeudet

Tarkempi ohjeistus tietosuoja-asetuksen mukaisten tietopyyntöjen osoittamisesta: https://www.espoo.fi/fi-FI/Asioi_verkossa/Tietosuoja/Asiakkaiden_oikeudet 

13.1 Miten voin tarkistaa tietoni?

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjältä jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista. Rekisterinpitäjän on toimitettava tiedot ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä.
Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Rekisteröidyn pyynnöt ja niihin liittyvät toimenpiteet ovat maksuttomia. Kuitenkin jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti, rekisterinpitäjä voi joko periä kohtuullisen maksun ottaen huomioon tietojen tai viestien toimittamisesta tai pyydetyn toimenpiteen toteuttamisesta aiheutuvat hallinnolliset kustannukset; tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimea.

13.2 Milloin voin vaatia tietojeni oikaisemista?

Sinulla on oikeus saada virheelliset, epätarkat, vaillinaiset, vanhentuneet tai tarpeettomat henkilötiedot, joita säilytämme, korjatuiksi tai täydennetyiksi toimestamme.

13.3 Milloin voin vaatia tietojeni poistamista

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan sinua koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä tietyin edellytyksin. Oikeutta tietojen poistamiseen ei ole. jos lakisääteisen velvoitteen noudattaminen edellyttää tietojen käsittelyä tai jos käsittely tapahtuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamista tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten. Näissä tapauksissa henkilötiedot hävitetään vasta laissa säädetyn määräajan jälkeen.

13.4 Milloin voin vaatia tietojeni käsittelyn rajoittamista?

Jos sinusta kerätyt eivät pidä paikkaansa, voit vaatia rajoittamaan asiakastietojesi käsittelyä, kunnes tietojen paikkansapitävyys on varmistettu.

13.5 Valituksen tekeminen

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos koet henkilötietojen käsittelyn olevan tietosuojalainsäädännön vastaista. Voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistoon: www.tietosuoja.fi.